E-Rechnung in der Kanzlei: Eingangsprüfung, Weiterverarbeitung und Aufbewahrung

Für Steuerkanzleien ist die E-Rechnung vor allem eine Frage der Belegqualität. Mandanten bekommen seit 2025 zunehmend XML-Dateien statt PDFs, leiten sie weiter oder drucken sie aus, und die Fehler landen in der Buchhaltung. Dieser Artikel zeigt, wie eine Kanzlei den Eingang prüft, die Daten weiterverarbeitet, die Aufbewahrung regelt und den Datenschutz einhält.

Warum das Thema in der Kanzlei ankommt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch verschicken, ab 2028 alle übrigen. Die Einzelheiten stehen in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Für die Kanzlei ergeben sich daraus drei neue Aufgaben:

Belege, die kein Mensch lesen kann. Eine XRechnung ist reines XML. Ohne Viewer sieht die Sachbearbeitung nur Code.
Formale Fehler mit steuerlicher Wirkung. Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, ist ein einfaches PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ob und wann das den Vorsteuerabzug gefährdet, ist im Einzelfall zu beurteilen. Die Kanzlei ist aber meist die Stelle, an der es auffällt.
Beratungsbedarf. Mandanten fragen, welches Format sie verschicken sollen, ob ihre Software das kann und was mit dem Papierarchiv passiert.

Eingangsprüfung für Mandanten

Eine eingehende E-Rechnung sollte zwei Prüfungen durchlaufen, bevor sie gebucht wird.

Formale Prüfung: Ist die Datei eine gültige E-Rechnung? Das heißt: gültiges XML, alle Pflichtfelder vorhanden, Summen und Steuerbeträge rechnerisch richtig, zulässiges Format und Profil. Diese Prüfung ist mechanisch und lässt sich vollständig automatisieren. Die häufigsten Befunde beschreibt E-Rechnung prüfen: häufige Fehler.

Inhaltliche Prüfung: Stimmen Leistung, Steuersatz und Steuerkategorie mit dem tatsächlichen Geschäftsvorfall überein? Ist die USt-IdNr. des Lieferanten plausibel? Wurde die Leistung überhaupt erbracht? Das bleibt fachliche Arbeit.

Die formale Prüfung vorzuschalten spart Zeit: Die Sachbearbeitung sieht nur noch Rechnungen, die technisch in Ordnung sind, und bekommt bei den anderen einen konkreten Befund, den der Mandant an seinen Lieferanten weitergeben kann. Statt „Ihre Rechnung ist fehlerhaft“ steht dann dort zum Beispiel: „Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt.“

Ein Sonderfall sind ZUGFeRD-Rechnungen. Das sichtbare PDF und das eingebettete XML können voneinander abweichen. Maßgeblich ist das XML. Wer nur das PDF ansieht, bucht womöglich andere Beträge, als die Rechnung rechtlich ausweist. Wie man das Format erkennt, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

Weiterverarbeitung

Der eigentliche Vorteil der E-Rechnung ist, dass niemand mehr abtippen muss. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Lieferant stehen in festen Feldern und lassen sich direkt übernehmen.

Für Kanzleien, die mit DATEV arbeiten, gelten einige Grundsätze unabhängig vom konkreten Produkt:

Übergeben Sie immer die Originaldatei (XML bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML), nicht einen Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF. Nur so bleiben die strukturierten Daten erhalten.
Welche Übergabewege für strukturierte Rechnungen in Ihrer Kanzlei zur Verfügung stehen und welche Formate und Profile die jeweilige Software übernimmt, hängt von Ihren DATEV-Produkten und deren aktuellem Stand ab. Klären Sie das mit DATEV oder Ihrem IT-Dienstleister, bevor Sie Mandanten einen Ablauf empfehlen.
Eine Prüfung vor der Übergabe ist sinnvoll, weil fehlerhafte Dateien sonst erst im Buchungsprogramm auffallen oder gar nicht, wenn nur das Bild angezeigt wird.

Aufbewahrung nach GoBD

Für E-Rechnungen gelten die GoBD wie für jeden elektronischen Beleg. Die wichtigsten Punkte:

Originalformat: Die E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, wie sie eingegangen ist, also als XML-Datei. Bei ZUGFeRD wird die gesamte Datei aufbewahrt. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Unveränderbarkeit: Die Datei darf nachträglich nicht verändert werden, oder Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Das spricht gegen „reparierte“ Eingangsrechnungen. Fehlerhafte Rechnungen lässt man vom Absender korrigieren und bewahrt beide Fassungen auf.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben, auch wenn die Software wechselt.
Frist: Für Rechnungen als Buchungsbelege wurde die Aufbewahrungsfrist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz seit 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt seit 2026 wieder dauerhaft die zehnjährige Frist, und für andere Unterlagen wie Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleibt es ohnehin bei zehn Jahren. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuelle Frist, etwa bei laufenden Außenprüfungen.

Datenschutz

Rechnungen enthalten personenbezogene Daten: Namen von Einzelunternehmern und Ansprechpartnern, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs. Wer E-Rechnungen durch einen externen Dienst prüfen oder erzeugen lässt, gibt diese Daten weiter.

Achten Sie deshalb auf:

einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Dienstleister,
Verarbeitung in der EU, idealerweise in Deutschland,
Datensparsamkeit: Ein Prüfdienst muss die Rechnung nicht speichern, um sie zu prüfen,
die berufsrechtliche Verschwiegenheit, die für Kanzleien zusätzlich gilt: Nach § 62a StBerG braucht es mit dem Dienstleister eine Vereinbarung in Textform, die ihn zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Wie eine API-Prüfung in den Ablauf passt

Eine Prüfung per API lässt sich zwischen Posteingang und Buchung schalten, ohne dass die Sachbearbeitung ein neues Programm bedienen muss. Bei formkorrekt werden Rechnungen nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert, es bleiben nur Zeitpunkt, Menge und ein SHA-256-Prüfwert für die Abrechnung. Die Server stehen in Nürnberg, ein AVV liegt vor. Ob zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG nötig ist, klären Sie vor dem Einsatz.

Ein Beispiel: Die Kanzlei betreut die Muster GmbH. Deren Eingangsrechnungen landen gesammelt in einem Ordner. Ein kleines Skript prüft jede Datei und sortiert nach dem Feld status im Ergebnis (hier mit dem Kommandozeilen-Werkzeug jq):

for f in eingang/*.xml eingang/*.pdf; do
  curl -s -X POST https://formkorrekt.com/v1/invoices/validate \
    -H "Authorization: Bearer $KEY" --data-binary @"$f" \
    -o "befund/$(basename "$f").json"
  status=$(jq -r '.status // "fehler"' "befund/$(basename "$f").json")
  [ "$status" = "valid" ] && mv "$f" buchungsbereit/ || echo "$f: $status"
done

Gültige Rechnungen wandern in den Ordner für die Buchung. Bei ungültigen liegt der Befund als JSON daneben, mit Regel, Fundstelle und Korrekturhinweis, etwa für die Rechnung RE-2026-0042: „Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt.“ Diesen Text kann der Mandant direkt an seinen Lieferanten schicken. Bei Rate-Limit (HTTP 429), aufgebrauchtem Freikontingent und Guthaben (HTTP 402, CREDIT_EXHAUSTED) oder falschem Key (HTTP 401) steht in status die HTTP-Statuszahl statt valid oder invalid. Das Skript gibt sie aus; das sind keine Rechnungsfehler, sondern Fälle zum erneuten Versuch. Jede Prüfung zählt als ein Dokument.

Häufige Fragen

Muss die Kanzlei E-Rechnungen selbst empfangen können? Die Empfangspflicht trifft jedes Unternehmen, also auch die Kanzlei für ihre eigenen Eingangsrechnungen. Für Mandantenbelege hängt es davon ab, wie der Belegfluss organisiert ist.

Reicht es, das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung zu archivieren? Nein. Aufzubewahren ist die gesamte Datei mit dem eingebetteten XML, denn das XML ist der maßgebliche Teil.

Dürfen wir fehlerhafte Eingangsrechnungen selbst korrigieren? Eine Rechnung korrigiert grundsätzlich der Aussteller, oder der Empfänger per Gutschrift, wenn das vorher vereinbart ist. Die Kanzlei kann den Fehler benennen, die korrigierte Rechnung muss aber auf einem dieser Wege kommen.

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