Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu verschicken, kommt in zwei Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Dieser Artikel ordnet die Fristen, erklärt, was rechtlich eine E-Rechnung ist, und nennt die Ausnahmen.
Warum es die Pflicht gibt
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Das Ziel: Rechnungen zwischen Unternehmen sollen maschinell verarbeitbar sein, statt abgetippt oder per Texterkennung ausgelesen zu werden. Langfristig soll darauf ein Meldesystem für die Umsatzsteuer aufbauen. Ob und wann dieses Meldesystem kommt, ist noch nicht festgelegt. Für Sie zählt heute nur die Rechnungsstellung.
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), also Leistender und Empfänger sind beide in Deutschland ansässig. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.
Die drei Stufen im Überblick
| Ab | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen Unternehmen | B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden |
In den Übergangsjahren gilt:
- Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen verschicken. Andere elektronische Formate, etwa ein PDF per E-Mail, sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Im Jahr 2027 dürfen Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz weiterhin Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen stellen.
- Bis Ende 2027 bleibt außerdem das klassische EDI-Verfahren zulässig, wenn beide Seiten zustimmen, auch wenn es nicht der europäischen Norm entspricht.
Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz 2026. Wie der Gesamtumsatz im Einzelfall zu berechnen ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Wichtig: Die Empfangspflicht hat keine Übergangsfrist. Ein Kunde darf Ihnen seit Januar 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen. Eine E-Mail-Adresse, an der die Datei ankommt, reicht formal zum Empfang. Verarbeiten müssen Sie die Datei aber trotzdem, und dafür brauchen Sie ein Programm, das das XML lesbar macht.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist, dass eine Software die Daten ohne Interpretation auslesen kann: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Käufer und Verkäufer stehen in festgelegten Feldern.
Das gilt als E-Rechnung:
- XRechnung, die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931, als reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) bzw. Factur-X ab dem Profil BASIC, empfohlen EN 16931: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Maßgeblich ist das XML, nicht das sichtbare PDF.
- Andere Formate, wenn sie die Daten korrekt und vollständig in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen. Das betrifft vor allem bestehende EDI-Verfahren.
Das ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“:
- ein PDF, auch wenn es aus der Buchhaltungssoftware kommt und maschinell erzeugt wurde,
- ein Scan oder ein Foto einer Papierrechnung,
- eine Word-Datei oder eine E-Mail mit Rechnungstext,
- ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
Ein verbreiteter Irrtum: „Wir verschicken doch schon lange digital.“ Ein PDF per E-Mail ist digital, aber nicht strukturiert. Ab der jeweiligen Versandpflicht reicht es nicht mehr. Welches der beiden Formate für Sie passt, erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Ausnahmen
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Nach aktuellem Stand gelten diese Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier bleibt alles wie bisher.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): Sie dürfen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen aber auch sie.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
- Grenzüberschreitende Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die deutsche Pflicht.
Die Details zu einzelnen Ausnahmen regeln die BMF-Schreiben zur E-Rechnung (zuletzt vom 15. Oktober 2025). Wenn Sie unsicher sind, ob eine Ausnahme auf Ihre Umsätze passt, lassen Sie das von Ihrer Steuerberatung bestätigen. Die Rechtslage kann sich außerdem durch neue BMF-Schreiben noch verfeinern.
Unabhängig davon: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt schon länger eine eigene Pflicht. Die Bundesverwaltung verlangt seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen, in der Praxis meist XRechnung (Direktaufträge bis 1.000 € netto ausgenommen). Viele Länder und Kommunen verlangen das ebenfalls, jeweils mit eigenen Regeln und Schwellen.
Ein Beispiel
Die Muster GmbH, ein Handwerksbetrieb mit rund 1,2 Mio. € Umsatz im Jahr 2026, bekommt im Oktober 2026 von einem Großhändler die Rechnung RE-2026-0042 als XRechnung per E-Mail. Die Buchhaltung öffnet die Datei und sieht nur XML-Code.
Was jetzt gilt:
- Die Rechnung ist wirksam zugestellt. Die Muster GmbH kann kein PDF verlangen, darf aber freundlich um eines bitten.
- Die Buchhaltung braucht einen Viewer oder eine Software, die das XML lesbar darstellt und die Daten übernimmt.
- Weil der Umsatz 2026 über 800.000 € liegt, muss die Muster GmbH ab dem 1. Januar 2027 ihre eigenen B2B-Rechnungen als E-Rechnung verschicken. Es bleiben also etwa drei Monate für die Umstellung.
Was Betriebe jetzt tun sollten
- Posteingang klären. Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wer sie prüft. Ein eigenes Postfach wie rechnungseingang@ hilft.
- Eingang prüfen, bevor gebucht wird. Eine fehlerhafte E-Rechnung ist schnell weitergeleitet und schwer zurückzuholen. Eine automatische Prüfung gegen die offiziellen Regeln fängt fehlende Pflichtfelder und Rechenfehler ab. Welche Fehler typisch sind, zeigt E-Rechnung prüfen: häufige Fehler.
- Umsatzgrenze prüfen. Liegen Sie 2026 über 800.000 €, beginnt Ihre Versandpflicht am 1. Januar 2027.
- Rechnungsausgang umstellen. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugt werden kann. Wenn Sie Rechnungen aus eigenen Systemen schreiben, lässt sich die E-Rechnung aus vorhandenen Daten erzeugen, etwa über eine API wie die von formkorrekt. Wie das technisch abläuft, beschreibt E-Rechnung aus JSON erzeugen.
- Stammdaten pflegen. Käuferreferenzen, Leitweg-IDs für öffentliche Kunden, USt-IdNr. und Bankdaten müssen sauber im System liegen.
- Aufbewahrung regeln. Die E-Rechnung muss im Originalformat archiviert werden, also als XML. Ein Ausdruck reicht nicht.
Häufige Fragen
Muss ich meine Kunden fragen, bevor ich eine E-Rechnung schicke? Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist für E-Rechnungen im Sinne der EN 16931 an inländische Unternehmen keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Zustimmung brauchen Sie nur noch für sonstige elektronische Rechnungen wie PDFs.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich etwas tun? Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Vom Versand sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV ausgenommen. Sie dürfen freiwillig E-Rechnungen verschicken.
Reicht es, wenn mein Kunde mein PDF akzeptiert? Bis zum Beginn Ihrer Versandpflicht ja, sofern er zustimmt: also bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach nicht mehr, auch nicht mit Zustimmung.
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