XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige E-Rechnungen, wenn sie die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Der Unterschied: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Welches Format Sie wählen, hängt vor allem vom Empfänger ab. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft bequemer.
Die gemeinsame Basis: EN 16931
Beide Formate bauen auf derselben Norm auf. Die EN 16931 legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthält (etwa Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuer) und wie sie zusammenhängen. Jedes Feld hat eine Kennung, zum Beispiel BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz. Dazu kommen Geschäftsregeln mit Namen wie BR-CO-15, die etwa prüfen, ob die Summen stimmen.
Die Norm erlaubt zwei XML-Syntaxen:
- UBL (Universal Business Language, OASIS)
- CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT)
Inhaltlich sind beide gleichwertig, nur die Tag-Namen unterscheiden sich.
XRechnung
XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931. Sie ergänzt die europäischen Regeln um deutsche Zusatzregeln, erkennbar am Präfix BR-DE. Beispiele: Die Käuferreferenz muss immer angegeben werden, und der Verkäufer muss eine Kontaktperson mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer nennen.
Eigenschaften:
- reine XML-Datei, in UBL oder CII
- für Menschen ohne Viewer nicht lesbar
- Regeln und Prüfwerkzeug veröffentlicht die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards); aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2 (Stand September 2026; XRechnung 4.0 ist angekündigt)
- Standardformat für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen
ZUGFeRD und Factur-X
Seit ZUGFeRD 2.1 sind ZUGFeRD und das französische Factur-X technisch identisch. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Software das XML.
Rechtlich maßgeblich ist das XML. Stimmen PDF und XML nicht überein, gilt der Inhalt des XML. Deshalb lohnt es sich, bei eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen das XML zu prüfen und nicht nur das PDF anzusehen.
Die Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang unterscheiden. Nicht jedes Profil ist eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG:
| Profil | E-Rechnung nach § 14 UStG? | Hinweis |
|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nur Kopfdaten, keine Positionen |
| BASIC WL | nein | ohne Positionen („without lines“) |
| BASIC | ja | einfache Rechnungen mit Positionen |
| EN 16931 (früher COMFORT) | ja | voller Umfang der Norm, empfohlener Standard |
| EXTENDED | ja | zusätzliche Felder für komplexe Branchenfälle |
| XRECHNUNG | ja | erfüllt zusätzlich die deutschen BR-DE-Regeln |
Für die meisten Betriebe ist EN 16931 die richtige Wahl: vollständig, verbreitet und von gängiger Buchhaltungssoftware lesbar. EXTENDED ist nur sinnvoll, wenn Sie Felder brauchen, die die Norm nicht kennt, und Ihr Empfänger damit umgehen kann.
Wann welches Format
XRechnung wählen, wenn - der Empfänger eine Behörde oder ein öffentliches Unternehmen ist, - der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt, - die Rechnung ohnehin vollautomatisch weiterverarbeitet wird.
ZUGFeRD (Profil EN 16931) wählen, wenn - der Empfänger ein Unternehmen ist, das Rechnungen noch teilweise von Hand ansieht, - Sie einen einheitlichen Versand wollen, der auch bei Empfängern ohne XML-Viewer funktioniert.
Einen allgemeinen Vorrang gibt es im B2B-Bereich nicht. Beide Formate erfüllen die Pflicht, die in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 beschrieben ist. Sprechen Sie mit großen Kunden ab, was deren System am besten verarbeitet.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID adressiert Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie sagt, welche Behörde und welche Stelle die Rechnung bekommt, ähnlich einer Postanschrift für die Rechnungseingangsplattform. Aufgebaut ist sie aus einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche.
Wichtig für die Praxis:
- Die Leitweg-ID steht im Feld Käuferreferenz (BT-10).
- Sie bekommen sie vom Auftraggeber, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Raten oder selbst bilden geht nicht.
- Bei Rechnungen an Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Die XRechnung verlangt trotzdem eine Käuferreferenz (Regel BR-DE-15). Dort steht dann eine mit dem Kunden vereinbarte Referenz, etwa seine Bestell- oder Kundennummer.
Eine fehlende Käuferreferenz ist ein typischer Grund, warum eine XRechnung abgewiesen wird. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung prüfen: häufige Fehler.
Erkennen, was Sie bekommen haben
Eine eingehende Datei lässt sich in wenigen Schritten einordnen:
- Dateityp. Eine
.xml-Datei ist XRechnung oder ein anderes reines XML-Format. Ein.pdfist entweder ZUGFeRD/Factur-X oder ein gewöhnliches PDF, also keine E-Rechnung. - Anhang im PDF. Öffnen Sie im PDF-Reader die Anhänge. Heißt die eingebettete Datei
factur-x.xml(ab ZUGFeRD 2.1),zugferd-invoice.xml(ZUGFeRD 2.0) oderxrechnung.xml, liegt eine hybride Rechnung vor. Fehlt ein Anhang, ist es ein sonstiges PDF. - Wurzelelement im XML.
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">bedeutet UBL,<rsm:CrossIndustryInvoice>bedeutet CII. - Spezifikationskennung. Im Feld BT-24 steht, nach welchen Regeln die Rechnung gebaut ist. Enthält der Wert
xrechnung, ist es eine XRechnung.urn:cen.eu:en16931:2017allein steht für das ZUGFeRD-Profil EN 16931,minimumoderbasicwlfür die Profile, die keine E-Rechnung sind.
Schneller geht es mit einer automatischen Prüfung, die Format und Profil gleich mit ausgibt. Die Prüfung von formkorrekt nennt beides im Ergebnis, zusammen mit der Regelversion, gegen die geprüft wurde.
Ein Beispiel
Die Muster GmbH erhält zwei Rechnungen:
- RE-2026-0042 von einem Lieferanten als PDF mit dem Anhang
factur-x.xml. Die Spezifikationskennung lauteturn:cen.eu:en16931:2017. Ergebnis: ZUGFeRD, Profil EN 16931, eine gültige E-Rechnung, sofern der Inhalt die Prüfung besteht. - RE-2026-0043 von einem anderen Lieferanten als PDF ohne Anhang. Ergebnis: eine sonstige Rechnung. Das ist bis Ende 2026 zulässig, wenn die Muster GmbH zustimmt. Danach hängt es von der Versandpflicht des Lieferanten ab.
Die Muster GmbH selbst stellt Rechnungen an eine Stadtverwaltung. Dort nutzt sie XRechnung in UBL mit der Leitweg-ID aus der Bestellung im Feld BT-10.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD in Deutschland genauso gültig wie XRechnung? Ja, ab dem Profil BASIC, empfohlen EN 16931. MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Kann ich eine XRechnung an ein Unternehmen schicken? Ja. Der Empfänger muss seit 2025 E-Rechnungen annehmen, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD. Viele Empfänger brauchen dafür aber einen Viewer.
Was mache ich, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung abweichen? Maßgeblich ist das XML. Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung, damit Buchung und Beleg übereinstimmen.
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